تعظيم الإنتاجية المكتبية بالأدوات الحديثة
تعرف على أحدث أدوات وتقنيات الإنتاجية التي يمكن أن تساعد فريقك على العمل بذكاء وتحقيق نتائج أفضل.
كل أداة إنتاجية تعد بتوفير ساعة يومياً. ومعظمها ينقل تلك الساعة إلى مكان آخر، والفرق التي استعادت وقتاً فعلاً غيّرت عادة لا اشتراكاً.
الأداة نادراً ما تكون المشكلة
الفريق الغارق في الرسائل ليس لديه مشكلة محادثات بل مشكلة قرارات. لا أحد يعرف ما الذي يحتاج قراراً، ولا من يتخذه، ولا متى، فيصير كل شيء رسالة احتياطاً.
وإضافة أداة إلى ذلك تنتج مكانين للحيرة. أما تحديد من يقرر، وكتابته حيث يجري العمل، فيزيل من الرسائل أكثر مما يزيله أي تكامل.
أربعة تغييرات تصمد أمام أسبوع مزدحم
- مكان واحد لكل نوع. القرارات في مكان، والمهام في آخر، والدردشة في ثالث. مكانان للنوع نفسه هو كيف تضيع الأشياء.
- مدة اجتماع افتراضية من خمس وعشرين دقيقة. تعيد للجميع خمس دقائق في كل ساعة، وهي أقل تغييرات هذه القائمة إثارة للجدل.
- تحديثات مكتوبة قبل الاجتماع. جولة الحالة أغلى وسيلة لتوزيع المعلومات اخترعها أحد.
- ساعة أسبوعية فارغة. ليست للحاق بالمتأخر، بل للعمل الذي لا يصير عاجلاً أبداً ولذلك لا يُنجز أبداً.
عن الأتمتة
أتمت ما فعلته بالطريقة نفسها خمس مرات، لا ما قد تفعله كثيراً. معظم ديون الأتمتة سير عمل بُني لعملية تغيّرت بعد شهر.
واكتب ما تفعله الأتمتة في مكان يجده إنسان. الأتمتة غير الموثقة لا تُميَّز عن خلل في أول مرة تخطئ فيها.
قياس إن كان أي من ذلك قد ساعد
لا تقس الساعات الموفّرة؛ لا أحد يستطيع. قس إن كان ما كان يستغرق أسبوعين صار يستغرق أسبوعاً، وإن كان الناس يستطيعون قول ما يعملون عليه دون مراجعة.
إن لم يتحرك أي منهما، فالتغيير شكلي. ومعرفة ذلك مبكراً تستحق، لأن كلفة الأداة تُدفع في الشهر الثاني غالباً.
